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<title>Datenschutzinformation für das Fernsignatursystem: signFLOW</title>
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</head>
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<header>
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<h1>Datenschutzinformation für das Fernsignatursystem signFLOW</h1>
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<p><strong>Stand:</strong> 18.11.2025</p>
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</header>
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<h2>1. Allgemeine Informationen</h2>
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<p>In der heutigen schnelllebigen und zunehmend digitalen Welt, sind personenbezogene Daten eine wichtige
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Ressource. Ihre Daten sind wertvoll und müssen daher mit der durch diverse Gesetze und Vorschriften (DSGVO,
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TDDDG, ...) gebotenen Sorgfalt behandelt werden.</p>
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<p>Als Anbieter von lokalen Lösungen (OnPremise) setzt der Hersteller des signFLOWs, die Digital Data GmbH,
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einen klaren Schwerpunkt auf Datenschutz und Datensicherheit. Für Sie bedeutet dies, dass nur die nötigsten
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Daten erhoben und gespeichert werden (Datensparsamkeit bzw. Datenminimierung). Außerdem kommen bei der
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Verarbeitung aktuelle und als sicher geltende Technologien zum Einsatz.</p>
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<p><strong>Kontaktdaten des Herstellers:</strong></p>
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<address>
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Digital Data GmbH<br>
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Ludwig-Rinn-Straße 16<br>
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35452 Heuchelheim<br>
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<a href="https://digitaldata.works">https://digitaldata.works</a><br>
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<a href="mailto:info-flow@digitaldata.works">info-flow@digitaldata.works</a><br>
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Telefon: 0049 641 202360<br>
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</address>
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<p><strong>Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:</strong> <a
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href="mailto:privacy-flow@digitaldata.works">privacy-flow@digitaldata.works</a></p>
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</section>
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<section>
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<h2>2. Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung</h2>
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<p>Ihre Daten werden vertrauensvoll verarbeitet von:</p>
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<address>
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Digital Data GmbH<br>
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Ludwig-Rinn-Straße 16<br>
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35452 Heuchelheim<br>
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<a href="https://digitaldata.works">https://digitaldata.works</a><br>
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<a href="mailto:info-flow@digitaldata.works">info-flow@digitaldata.works</a><br>
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Telefon: 0049 641 202360<br>
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</address>
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<p><strong>Kontakt zu unserer Datenschutzbeauftragten:</strong> <a
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href="mailto:privacy-flow@digitaldata.works">privacy-flow@digitaldata.works</a></p>
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</section>
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<section>
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<h2>3. Datenerhebung</h2>
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<h3>3.1 Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet</h3>
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<ul>
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<li>Namen: Benutzername, Vor- und Zunamen sowie Ihre digitale Unterschrift</li>
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<li>Kontaktdaten: Telefonnummer, Mobilfunknummer und E-Mail-Adresse</li>
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<li>Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs oder Zugriffsversuchs</li>
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</ul>
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<h3>3.2 Ursprung der personenbezogenen Daten</h3>
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<p>Sie haben die unter 3.1 stehenden Daten vorab an Ihren Geschäftspartner (die verantwortliche Stelle)
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übermittelt. Diese Übermittlung kann mündlich per Telefon, im persönlichen Kontakt, per E-Mail oder per
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Kontaktformular geschehen sein.</p>
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<p>Ihre digitale Signatur übermitteln Sie eigenständig, bei der Unterzeichnung eines Dokuments.</p>
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<h3>3.3 Aufbewahrungsfristen / Speicherungsdauer</h3>
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<ul>
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<li>Die automatische E-Mail Korrespondenz wird für 6 Jahre aufbewahrt.</li>
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<li>Unterzeichnete Verträge werden für die Dauer ihrer Laufzeit + 10 Jahre aufbewahrt.</li>
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<li>Der technische Vorgang wird in der signFLOW Softwarelösung je nach Dokumentart bzw. Vertragsart
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unbegrenzt aufbewahrt.</li>
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</ul>
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<p>Ihre personenbezogenen Daten werden aber grundsätzlich anonymisiert, wenn:</p>
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<ul>
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<li>Der Vertrag ausgelaufen ist und die gesetzliche Aufbewahrungszeit vorbei ist.</li>
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<li>Der Vertrag von Ihnen abgelehnt wurde bzw. nie unterschrieben wurde.</li>
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</ul>
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<p>Die gesetzlichen Grundlagen dieser Aufbewahrungsfristen bieten unter anderen:</p>
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<ul>
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<li>Handelsgesetzbuch (HGB)</li>
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<li>Abgabenordnung (AO)</li>
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<li>Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in
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elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)</li>
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</ul>
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<p>
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Abhängig von der spezifischen Dokumentart, kann die Aufbewahrungsfrist variieren. Außerdem können sich
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Zeiten
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verlängern, falls Unregelmäßigkeiten auftreten. Z.B.: eine rechtliche Auseinandersetzung droht oder aktuell
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läuft.
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</p>
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<h3>3.4 Verarbeitungszweck</h3>
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<p>Die unter 3.1 definierten personenbezogenen Daten werden verarbeitet um:</p>
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<ul>
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<li>Den technisch notwendigen Prozess abzubilden bzw. anbieten zu können.</li>
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<li>Damit Sie als Endbenutzer in der Lage sind, ein zu unterzeichnendes Dokument, digital zu unterschreiben,
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ist die Feststellung der Identität des Antragstellers, Antragsprüfung und -abwicklung, Abrechnung sowie
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die Wahrung der Dokumentationspflichten notwendig.</li>
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</ul>
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<p>In Einzelfällen werden Daten zur Fehlerbehebung insbesondere bei Supportanfragen von der IT-Abteilung
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gesondert behandelt oder ggf. an den Hersteller weitergegeben.</p>
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<p>Im Zuge der Maßnahmen zur Sicherstellung der Informationssicherheit, insbesondere zur Identifizierung und
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Abwehr von Angriffen, sowie zur Durchführung interner und externer Audits, der Exportkontrolle und der
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Prüfung von Sanktionslisten, erfolgt ebenfalls eine Datenverarbeitung. Bei Anfragen gemäß §8 Abs. 2 VDG
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werden die entsprechenden Informationen an die zuständigen Stellen übermittelt.</p>
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<h3>3.5 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung</h3>
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<p>Ihre Daten werden auf Grundlage einer sich anbahnenden oder bereits vorhandenen Geschäftsbeziehung erhoben.
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</p>
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<p>Die rechtliche Grundlage für die Übermittlung an zuständige Stellen bildet §8 Abs. 2 VDG. Anfragen von
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Betroffenen werden gemäß den Artikeln 12 bis 23 der DSGVO sowie den Paragraphen 32 bis 37 des BDSG
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bearbeitet.</p>
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<h3>3.6 Berechtigte Interessen</h3>
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<p>Ein berechtigtes Interesse der verantwortlichen Stelle gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht in den
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folgenden Fällen:</p>
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<p>Es werden Maßnahmen zur Informationssicherheit ergriffen, die sowohl präventive technische als auch
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organisatorische Maßnahmen sowie die Behandlung von Vorfällen umfassen. Ziel ist es, potenzielle Schäden für
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das Unternehmen, die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen und die Nutzer der Vertrauensdienste zu
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bewerten und zu vermeiden.</p>
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<h3>3.7 Erforderlichkeit der Daten</h3>
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<p>Die erhobenen Daten stellen das Minimum der nötigen Daten zwecks digitaler Unterschrift dar. Ohne die unter
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3.1 genannten Daten, kann der Dienst nicht betrieben werden.</p>
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<p>Besonders wichtig ist die Angabe einer Mobilfunknummer oder einer deutschen Festnetznummer, da diese für die
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Authentifizierung und die Signaturauslösung als zweiter Faktor verwendet wird. Ohne diesen
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Sicherheitsmechanismus kann der Dienst leider nicht bereitgestellt werden.</p>
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<h3>3.8 Weitergabe von Daten</h3>
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<p>Eine systemische Übermittlung von Daten findet nicht statt.</p>
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<p>Daten werden nur in Ausnahmefällen, zwecks Supportleistungen, an den Hersteller weitergegeben. Mit der
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Hersteller besteht ein gültiger Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV), welcher die Sicherheit und
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Integrität des Umgangs mit Ihren Daten gewährleistet.</p>
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</section>
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<section>
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<h2>4. Verwendung von Cookies</h2>
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<p>
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Beim Besuch bestimmter Seiten kommen temporäre Cookies zum Einsatz, die für die technische Bereitstellung
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der Dienste notwendig sind. Diese sogenannten Session-Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten und
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werden nach Beendigung der Sitzung automatisch gelöscht. Methoden wie Java-Applets oder Active-X-Controls,
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die das Nutzerverhalten nachvollziehbar machen könnten, werden nicht verwendet.
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</p>
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</section>
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<h2>5. Betroffenenrechte</h2>
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<p>
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Wenn Sie Fragen zu Ihren Daten haben oder eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung
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wünschen, senden Sie bitte Ihre Anfrage per Post oder E-Mail an die oben angegebene Adresse. Dies gilt auch,
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wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen möchten oder eine Anfrage zur
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Datenübertragbarkeit haben.
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</p>
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<p>
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Bei Fragen oder Beschwerden zu einem Verfahren können Sie sich ebenfalls über die genannten
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Kontaktmöglichkeiten an uns wenden. Sollten Sie darüber hinaus einen Grund zur Beschwerde haben, haben Sie
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die Möglichkeit, sich an unsere Aufsichtsbehörde zu wenden. Welche Aufsichtsbehörde für Sie zuständig ist,
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erfahren Sie hier:
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<a href="https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html">Laender-node.html</a>
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</p>
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