refactor(privacy-policy): remove 6. Hinweisgebersystem
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<a href="https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html">Laender-node.html</a>
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<h2>6. Hinweisgebersystem</h2>
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Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien, einschließlich unseres Verhaltenskodexes
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sowie des Verhaltenskodexes für Geschäftspartner, hat für uns (die verarbeitende Stelle) oberste Priorität.
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Dies gilt sowohl für unseren eigenen Geschäftsbereich als auch für unsere Lieferketten.
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Es ist uns wichtig, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Verstöße zu vermeiden. Wir möchten rechtzeitig
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geeignete Maßnahmen ergreifen, um mögliche Schäden für Betroffene, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und
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unsere Unternehmensgruppe zu verhindern.
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Aus diesem Grund haben wir ein unabhängiges, neutrales und vertrauliches Hinweisgebersystem eingerichtet,
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das es internen und externen Hinweisgebenden ermöglicht, auch anonym Meldungen abzugeben. Durch unser
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transparentes Beschwerdeverfahren bieten wir insbesondere den Betroffenen, den Hinweisgebenden und den
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Mitarbeitenden, die an der Aufklärung der gemeldeten Vorfälle mitwirken, den größtmöglichen Schutz.
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Im Rahmen dieses Verfahrens können alle tatsächlichen und vermeintlichen Verstöße gegen gesetzliche
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Vorgaben, unseren Verhaltenskodex sowie den Verhaltenskodex für Geschäftspartner gemeldet werden. Auch
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menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Pflichtverletzungen entlang der gesamten Lieferkette
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unserer Konzernunternehmen und in unserem eigenen Geschäftsbereich können Gegenstand einer Meldung sein.
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Einheitliche und zügige Prozesse sowie eine vertrauliche und professionelle Bearbeitung der Hinweise durch
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interne Experten bilden die Grundlage dieses fairen Verfahrens. Benachteiligungen oder Bestrafungen von
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Hinweisgebenden sowie von Personen, die mit der Bearbeitung von Beschwerden und Hinweisen betraut sind,
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werden nicht toleriert.
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<h3>6.1 Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung</h3>
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Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht in der Verwaltung des Hinweisgebersystems, das
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auch die Aufdeckung schwerwiegender Verstöße oder potenzieller Verstöße gegen geltendes Recht sowie anderer
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ernsthafter Angelegenheiten umfasst. Die Verarbeitung dieser Daten ist notwendig, um rechtlichen
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Verpflichtungen nachzukommen, die uns auferlegt sind, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Dies
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bezieht
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sich auf das Gesetz, das den Schutz von Hinweisgebern verbessert (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG).
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Zudem dient die Verarbeitung dem berechtigten Interesse, schwerwiegende Verstöße oder mögliche Verstöße
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gegen geltendes Recht sowie andere ernsthafte Angelegenheiten aufzudecken, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.
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f)
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DSGVO.
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Im Hinblick auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist diese auf Grundlage des
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Hinweisgeberschutzgesetzes aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erforderlich, gemäß Art. 9
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Abs. 2 lit. g) DSGVO. Die Verarbeitung dieser besonderen Daten erfolgt gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. f)
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DSGVO in
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Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO, um Rechtsansprüche festzustellen, auszuüben oder zu
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verteidigen.
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Betroffene Personen sind diejenigen, über die eine Meldung gemacht wird. Dies können Mitarbeiter,
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Vertragspartner oder andere Personen sein, die in beruflicher Verbindung zu der verarbeitenden Stelle
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stehen. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person, wenn diese ihre
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Kontaktinformationen oder andere identifizierende Informationen übermittelt. Hinweisgebende Personen sollten
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sich daher bewusst sein, dass wir im Rahmen der Bearbeitung des gemeldeten Falls personenbezogene Daten über
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sie verarbeiten können.
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<h3>6.2 Kategorien personenbezogener Daten</h3>
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Die Meldung kann anonym erfolgen, wodurch keine personenbezogenen Daten der meldenden Person verarbeitet
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werden. Die Art der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, hängt von den übermittelten
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Informationen ab. Wenn die meldende Person personenbezogene Daten über eine andere Person, einschließlich
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der gemeldeten Person oder Personen, angibt, werden auch diese Daten verarbeitet. Folgende Kategorien von
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personenbezogenen Daten können verarbeitet werden:
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<li>Allgemeine personenbezogene Daten (z.B.: Vorname, Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,
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usw.)</li>
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<li>Personenbezogene Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Verdachtsmomenten</li>
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<li>Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Informationen über rassische oder ethnische Herkunft,
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politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit,
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Gesundheitsdaten sowie Informationen über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer Person)
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</ul>
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Wir bitten die meldende Person, ausschließlich Informationen zu übermitteln, die für den jeweiligen Fall von
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Bedeutung sind, und insbesondere keine sensiblen Informationen zu melden, es sei denn, diese sind für die
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Bearbeitung des gemeldeten Falls von zentraler Relevanz.
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<h3>6.3 Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten</h3>
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Es ist nicht erforderlich, die im Abschnitt 6.2 genannten personenbezogenen Daten bereitzustellen, da auch
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eine anonyme Meldung möglich ist. Bitte beachte jedoch, dass wir möglicherweise nicht in der Lage sind, die
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Meldung zu bearbeiten, wenn keine personenbezogenen Daten angegeben werden.
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<h3>6.4 Empfänger personenbezogener Daten</h3>
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<p>Die Meldungen werden bei der verarbeitenden Stelle im System als Vorgänge erfasst. Nach einer Bewertung
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werden diese Vorgänge intern an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet, und gegebenenfalls werden
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Folgemaßnahmen eingeleitet. Sollte eine Meldung eine der Konzerngesellschaften der verarbeitenden Stelle
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betreffen, werden die relevanten Vorgänge an die zuständigen Personen der jeweiligen Gesellschaft
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weitergegeben, die dann intern eine Bewertung vornehmen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen. Bei der
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Weitergabe personenbezogener Daten wird der Grundsatz der Datenminimierung beachtet, was bedeutet, dass nur
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die unbedingt notwendigen Daten zur Bearbeitung der Meldung weitergegeben werden.</p>
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<p>Personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person werden an Behörden weitergeleitet, wenn dies erforderlich
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ist, um schwerwiegende Verstöße oder Angelegenheiten zu behandeln oder das Recht auf Verteidigung der
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betroffenen Personen zu sichern. In anderen Fällen erfolgt die Weitergabe personenbezogener Daten der
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hinweisgebenden Person nur mit deren Zustimmung. Daten über andere Personen als die hinweisgebende Person
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werden nur im Rahmen der Nachverfolgung eines gemeldeten Falls oder zur Bearbeitung schwerwiegender Verstöße
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oder Angelegenheiten weitergegeben.</p>
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<p>Die Meldeplattform wird von dem Auftragsverarbeiter WhistleB Whistleblowing Centre AB mit Sitz in Stockholm,
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Schweden, bereitgestellt. Weitere Informationen zu WhistleB und den entsprechenden Nutzungsbedingungen sind
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dort einsehbar.
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<a
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href="https://report.whistleb.com/content/documents/whistleb_terms_of_use.pdf">whistleb_terms_of_use.pdf</a>
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<h3>6.5 Speicherdauer</h3>
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<p>Personenbezogene Daten, die sich als nicht relevant für die Bearbeitung eines gemeldeten Falls herausstellen,
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sowie Meldungen, die wir als unbegründet ansehen, werden umgehend als "nicht relevant" eingestuft. In diesem
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Fall wird der Personenbezug entfernt, es sei denn, es handelt sich bereits um eine anonyme Meldung. Um die
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gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationspflicht und die Löschfristen gemäß § 11 Abs. 1 und Abs. 5 HinSchG
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zu erfüllen, wird die Meldung zunächst ohne Personenbezug archiviert, jedoch noch nicht gelöscht.
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Archivierte Fälle dienen ausschließlich der Erfüllung dieser Dokumentationspflichten und können danach nicht
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mehr zur Bearbeitung herangezogen werden.</p>
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<p>Die Meldungen und personenbezogenen Daten, die im Zuge der Bearbeitung einer Meldung erfasst werden, bilden
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die Grundlage für die weitere Bearbeitung und werden so schnell wie möglich anonymisiert. Sollte es
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notwendig sein, Folgemaßnahmen gemäß §§ 3 Abs. 8 und 18 HinSchG zu ergreifen, kann es jedoch erforderlich
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sein, von der Anonymisierung abzuweichen, sei es aufgrund behördlicher Anordnungen oder zur Wahrung von
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Rechtsansprüchen. In solchen Fällen wird in der Regel eine Pseudonymisierung angestrebt, es sei denn, es
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gibt andere Vorgaben, wie etwa eine richterliche Anordnung. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss
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des Verfahrens gelöscht. Sie kann jedoch länger aufbewahrt werden, um den Anforderungen dieses Gesetzes oder
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anderer Rechtsvorschriften gerecht zu werden, solange dies notwendig und angemessen ist.</p>
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